I förra veckan berättade vi om att det nu är klart med vilka aktörer som ska driva turistinformation under kommande år. Eftersom vi är till ytan en av Sveriges största kommuner och turismen är en av våra basnäringar har vi delat upp det på två områden. Om en aktör velat lämna anbud på båda områdena har det varit möjligt, men så har inte skett den här gången. Områdenas behov skiljer sig också åt beroende på säsong. Våra grannkommuner har valt att förlägga turistinformationen enbart på centralorten, men vi ser stora fördelar med att finnas i hela kommunen.
Innan upphandlingsunderlaget skrevs och publicerade har ansvarig både via fysiska besök och via telefon varit i kontakt med ett stort antal turistiska företag. Syftet har varit att bilda sig en uppfattning om hur behovet av turistinformation ser ut i kommunen. Utifrån det är sedan upphandlingsunderlaget skrivet.
Detta är några punkter som turistinformationsupphandlingen vilat på, utifrån den dialog som varit:
• Digital i grunden med destinationswebben som utgångspunkt.
• Fysiskt bemannad turistinformation under sommar/höst
• Aktivt och uppsökande arbetssätt
• Ansvara för informationsmaterial
Det som skiljer de båda upphandlingarna åt är att i Hemavan och Tärnaby ska det finnas fysisk turistinformation på två platser, en i Hemavan och en i Tärnaby under sommar-höstsäsong, den period då gästen mest söker fysisk information, alltså juni – september. I Storuman sökte vi efter en fysisk plats för perioden juni – augusti som är den period vi har flest gäster som säker fysisk information.
Aktörerna har var sin webb de ska använda för att ge besökarna, företagen och lokalbefolkning aktuell och bra turistisk information om området. Vi vill även att de i högre uträckning än tidigare ska de samarbeta för att kunna informera om vad som finns att göra i hela kommunen.
Bedömningskriterierna har varit: erfarenhet, kunskap och beskrivning av hur man avser att lösa uppdraget.
Detta är den sammanfattning som ligger i upphandlingsunderlagen:
Turistinformation Storuman avtalstid: 2023–2026
Fastpris: 361 000 kr
Storumans kommun söker en samarbetspartner som kan driva och utveckla den kommunala turistinformationen för kommunens östra del. Kärnverksamheten består i att under avtalsperioden samla in och förmedla turistisk information till besökare, i samverkan med upphandlad part för västra kommundelen.
Turistinformation Storuman är ett åretrunt uppdrag, säsongsöppen för besökare och med destinationswebben som utgångspunkt. Turistinformationens kapacitet och servicenivå ska under hela avtalsperioden uppfylla Visitas krav för säsongsöppen turistinformation.
Kundkontakt sker främst via mejl, telefon och sociala media, förutom under säsong då turistinformation även ska finnas tillgänglig för fysiska besök. Under högsäsong (v 24 – v 32) minst 40 timmar per vecka och under mellansäsong (v21 – v23 och v 33 – v 35) minst 20 timmar per vecka.
Öppettiderna ska gärna anpassas till när besökarna bäst behöver det, alltså helst inte vanlig kontorstid. Lokalerna för fysiska besök ska ha ett centralt läge med god tillgänglighet för personer med olika funktionsnedsättningar och parkeringsytor i nära anslutning till lokalen för tillfällig parkering av bil med husvagn. Turistinformationen ansvarar för att uppdatera, ajourhålla och utveckla informationen gällande destinationssida och sociala medier.
I uppdraget ingår att sköta det praktiska arbetet med turistmaterial som broschyrer, kartor samt även andra administrativa uppgifter som hör till. Genom sitt proaktiva arbetssätt förväntas turistinformation i samarbete med andra aktörer bidra till utveckling av nuvarande aktiviteter, stimulera till nya och långsiktigt arbeta för en profilering av kommunen som en intressant kommun att besöka året runt. Turistinformationen ska genom gott värdskap föregå med gott föredöme för övrig turistisk verksamhet.
Turistinformation Hemavan Tärnaby avtalstid: 2023–2024 samt eventuellt 1+1 år
Fast pris: 857 000 kr
Storumans kommun söker en samarbetspartner som kan driva och utveckla den kommunala turistinformationen i kommunens västra del, Hemavan Tärnabyområdet. Kärnverksamheten består i att under avtalsperioden samla in och förmedla turistisk information till besökare, i samverkan med upphandlad part för östra kommundelen.
Turistinformation för Hemavan Tärnaby området är ett åretrunt uppdrag med destinationswebben som utgångspunkt. Turistinformationens kapacitet och servicenivå ska under hela avtalsperioden uppfylla Visitas krav för åretrunt öppen turistinformation.
Kundkontakt sker främst via mejl, telefon och sociala media, förutom under månaderna juni till september då turistinformationen även ska finnas tillgänglig för fysiska besök i både Tärnaby och Hemavan. Under månaderna juli och augusti minst 40 timmar per vecka samt under juni och september minst 20 timmar per vecka.
Öppettiderna ska gärna anpassas till när besökarna bäst behöver det, alltså helst inte vanlig kontorstid. Lokalerna för fysiska besök ska ha ett centralt läge med god tillgänglighet för personer med olika funktionsnedsättningar och parkeringsytor i nära anslutning till lokalen för tillfällig parkering av bil med husvagn. Turistinformationen ansvarar för att uppdatera, ajourhålla och utveckla informationen gällande destinationssida och sociala medier.
I uppdraget ingår att sköta det praktiska arbetet med turistmaterial som broschyrer, kartor samt även andra administrativa uppgifter som hör till. Genom sitt proaktiva arbetssätt förväntas turistinformation i samarbete med andra aktörer bidra till utveckling av nuvarande aktiviteter, stimulera till nya och långsiktigt arbeta för en profilering av kommunen som en intressant kommun att besöka året runt. Turistinformationen ska genom gott värdskap föregå med gott föredöme för övrig turistisk verksamhet.